Deux compagnies. Un nouveau départ comptable.

Un départ à la retraite. Une façon de travailler à revoir.

La saisie comptable était effectuée manuellement à l’interne dans Acomba. À la suite d’un départ à la retraite et de la décision de ne pas renouveler le poste, le client devait adapter son organisation aux ressources disponibles.

L’objectif : passer à QuickBooks Online tout en préservant la cohérence des données, la continuité des opérations et la fiabilité des soldes repris pour les deux compagnies.

Préparer les fondations avant de transférer.

Le plan comptable a été réorganisé, comptes et sous-comptes compris, pour structurer le nouvel environnement.

• Reprise de 18 mois d’historique sous forme de variations de balance de vérification.
• Reprise des factures clients et fournisseurs ouvertes à la date de migration, facture par facture.
• Transfert des fiches clients et fournisseurs et des informations associées.

L’historique a été repris par variations de balance de vérification : il ne s’agit pas d’un transfert transaction par transaction des 18 mois. Les factures ouvertes ont fait l’objet d’une reprise détaillée.

Transférer les données. Puis vérifier qu’elles concordent.

Des feuilles de travail ont servi à documenter les validations :

• Vérification mensuelle du bénéfice et des bénéfices non répartis (BNR), ainsi que vérification cumulative annuelle.
• Validation des soldes clients et fournisseurs à partir des rapports d’ancienneté.
• Ajustement des comptes de contrôle pour éviter de doubler les soldes lors de la reprise détaillée des factures ouvertes dans les auxiliaires de QBO.
• Conciliation bancaire à la date de migration à partir des relevés et des rapports de conciliation d’Acomba.
• Prise en compte des transactions bancaires en circulation pour reproduire la situation bancaire à la date de transition et permettre leur traitement ultérieur dans QBO.

Un nouveau système, un suivi des taxes à poursuivre.

Le module de taxes de QuickBooks Online a été configuré et les comptes de grand livre associés aux taxes ont été régularisés pour éviter une duplication des soldes lors de la reprise.

Le dernier rapport de taxes d’Acomba a été retranscrit dans QuickBooks Online afin de permettre l’enregistrement du paiement directement dans le module de taxes.

Des repères clairs pour commencer à travailler.

Une rencontre de livraison a été réalisée en visioconférence sur Microsoft Teams après les validations.

• Connexion des comptes bancaires et mise en place des règles comptables.
• Présentation du nouvel environnement QuickBooks Online.
• Explication des méthodes de travail et réponses aux questions du client.

Laisser place à l’utilisation réelle. Puis refaire le point.

Une rencontre de suivi est prévue après deux semaines d’utilisation pour répondre aux nouvelles questions, valider le travail effectué depuis la livraison, vérifier l’application des méthodes et apporter les ajustements nécessaires.

Ce suivi est une étape planifiée de l’accompagnement; son bilan n’est pas encore présenté dans cette histoire.

Une migration pensée pour la continuité.

Ce mandat a combiné restructuration du plan comptable, reprise des données, validations documentées, configuration des taxes et formation. Le changement de logiciel s’inscrit ainsi dans une réorganisation du travail adaptée aux ressources du client.

Les effets sur le temps de travail et le quotidien seront documentés à partir du retour du client. Aucun gain chiffré n’est avancé ici.